Sistem File

Membahas Tentang :

• Pengertian file dan membedakanya dari field dan record serta. 
• Klasifikasi File. 
• Tipe-tipe dari model akses file.
• Pengertian organisasi file.
• Teknik organisasi file.
• Cara pengaksesan secara direct maupun secara sequential access.
• Tipe-tipe dari operasi file.
• Operasi file menurut model  penggunaannya, seperti batch dan interactive processing.
• Operasi file menurut model operasi file, seperti creation, update, retrieval

Field
Field adalah sebuah unit data yang berisi satu atau lebih karakter (byte). Ia merupakan unit terkecil dari informasi berharga dalam database. setiap field memiliki nama field yang menggambarkan jenis data yang harus dimasukkan ke dalam field. Contoh field adalah nama pertama Anda, alamat jalan, atau jenis kelamin Anda.
Field dapat didesain dengan panjang maksimun terntentu. Field juga dapat didesain dengan tipe data berbeda, semisal hanya teks, atau hanya angka, tanggal, waktu, atau bahkan hanya jawaban “ya” dan “tidak”, link web, gambar, suara dan video.

Record
Record adalah kumpulan field-field yang berhubungan. Masing-masing record menyimpan data hanya sekitar satu entitas, yang bisa erupa orang, tempat benda dan peristiwa atau gejala. Contoh record bisa saja nama dan alamat Anda dan Nomor Jaminan sosial Anda.

File
File adalah kumpulan record-record yang saling berhubungan. contoh sebuah file adalah data tentang siapa saja yang bekerja di departemen yang sama dalam sebuah perusahaan, termasuk nama, alamat, dan nomor jaminan sosial. File banyak digunakan karena ia merupakan kumpulan data atau informasi yang diperlakukan sebagai satau unit oleh komputer.
dalam hierarki data, file berada dalam bagian atas. Kumpulan file yang berhubungan membentuk suatu database.database sebuah perusahaan mencakup semua file pegawai sebelumnya dan pegawai saat ini di departemen. Setiap pegawai bisa punya beberapa file, sebagai contoh file upah, dana pensiun, kuota penjualan, dan penerimaan, dan sebagainya.

Klasifikasi File (Sistem Berkas)
Klasifikasi file berdasarkan penggunaan/isi file :

1. Master file
Jenis berkas file yang paling penting, berisi data yang relatif tetap.
Contoh : Sistem Rumah Sakit memerlukan file induk tentang catatan pasien, catatan penyakit, disamping file lainnya.
Alasannya : file tentang catatan penyakit yg diderita pasien pada saat terdaftar bersifat tetap dan tidak akan berubah.
Master file terbagi dua :
a. Reference master file (berkas induk penunjuk)
Berisi record yang mungkin tidak berubah atau jarang berubah,
Contoh : data nasabah bank yang berisi nomor rekening, nama, alamat, dan sebagainya.
b. Dynamic master file (berkas induk dinamik)
berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu terteentu atau pada setiap transaksi,
Contoh : data stok barang dalam gudang pada sebuah Perusahaan.

2. Transaction file (Transfer berkas)
Berisi record yang akan memperbaharui atau meng-update (menambah, menghapus, mengubah record) yang ada pada master file.
Contoh : rekaman tentang pelanggan yang sudah membayar tagihan listrik akan membentuk file transaksi, sekali seminggu catatan pada file transaksi digunakan untuk memperhaharui record pada filemaster.
Alasannya : file tersebut memiliki tenggang waktu untuk di-update, berapa banyak listrik yang dipakai dan berapa besar biaya yang harus dibayarkan pengguna.

3. Report file
Berisi data yang dibuat untuk keperluan user yang dapat dicetak atau hanya ditampilkan di layar.
Contoh : data laporan keuangan atau akuntansi sebuah Perusahaan yang harus diketahui bagian-bagian terkait.
Alasannya : orang-orang pada bagian tertentu tersebut (akuntan/manager) harus mengetahui atau bahkan mencetak hasilnya untuk membantu dan mempertanggung jawabkan pekerjaan mereka.

4. Work file
Merupakan file sementara dalam sistem.
Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.
Contoh : saat penyortiran bang berlangsung, saat itu juga file dibuat dan diproses.
Alasannya : agar diketahui barang yang layak jual ataupun yang tidak dikarenakan rusak/kesalahan pabrik.

5. Program file
Berisi instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain/pada memori utama.
Instruksi tersebut dapat ditulis dalam bahasa tingkat tinggi (COBOL, FORTRAN, BASIC, dll), bahasa assembler dan bahasa mesin.
Contoh : digunakannya sebuah bahasa pemrograman PASCAL untuk mengolah data nilai setiap siswa pada sebuah sekolah
Alasannya : untuk mengurangi kekeliruan atau kesalahan dalam perhitungannya.

6. Text file
Berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor.
Contoh : penggunaan text file sebagai basis data pada website untuk menanggulangi webhosting gratis yang tidak mendukung DBMS.
Alasannya : untuk mengatasi masalah penyimpanan data pada webhosting yang bersifat gratis yang diolah dengan mesin program.

7. Dump file
Digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-updatean, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan.
Contoh : membuat salinan dari seluruh data dalam perusahaan tersebut (back-up)
Alasannya : agar data yang telah dibuat dalam perusahaan tersebut tidak hilang begitu saja.

8. Library file
Digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya.
Contoh : penyimpanan program aplikasi myob untuk pembuatan laporan akuntansi
Alasannya : simple saja, agar program yang ingin digunakan lebih mudah ditemukan/digunakan. Karena dalam satu perusahaan tidak hanya menggunakan satu aplikasi program.

9. History file
Merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi.
Contoh : laporan akhir tahun perusahaan, seperti rangkuman seluruh data dalam perusahaan untuk disimpan.
Alasannya : agar perusahaan tersebut dapat melakukan evaluasi kerja dan laporan pada tiap tahunnya.
 

Model Akses File
Model akses file terbagi menjadi 3, yaitu :

Input file
seperti namanya input (masukan), file ini hanya dapat dibaca dengan program yang sesuai dalam komputer .
contoh : 

• Program file dari source code merupakan input file untuk program compiler
• Transaction file merupakan input file untuk meng-update program

Output file
keluaran file yang dapat ditulis/dibuat oleh sebuah program pada komputer .
contoh : 

• Program file yang berupa object code merupakan output file dari program compiler
• Report file merupakan output dari program yang meng-update master file

Input/Output file
file yang dapat dibaca dan ditulis selama eksekusi program .
contoh ; 

• Master File (Berkas Induk)
• Work File dengan sort program (Berkas Kerja)

Organisasi File
Suatu teknik atau cara yang digunakan menyatakan dan menyimpan record-record dalam sebuah file.
Ada 4 teknik dasar organisasi file, yaitu :

1. Sequential
2. Relative
3. Indexed Sequential
4. Multi – Key

Secara umum keempat teknik dasar tersebut berbeda dalam cara pengaksesannya, yaitu :
Direct Access
File merupakan logical record dengan panjang tetap yang memungkinkan
program membaca dan menulis record dengan cepat tanpa urutan tertentu. Metode
akses langsung berdasarkan model disk dari suatu file, memungkinkan acak ke
sembarang blok file, memungkinkan blok acak tersebut dibaca atau ditulis.

Blok relatif pertama dari file adalah 0, meskipun alamat disk absolut
aktual dari blok misalnya 17403 untuk blok pertama. Metode ini mengijinkan sistem
operasi menentukan dimana file ditempatkan dan mencegah user mengakses posisi dari
sistem file yang bukan bagian dari file tersebut.
 
Sequential Access
Akses berurutan merupakan metode akses paling sederhana. Informasi pada file
diproses secara berurutan, satu record diakses setelah record yang lain. Metode akses
ini berdasarkan model tape dari suatu file yang bekerja dengan perangkat sequential-
access atau random-access.

Operasi pada akses berurutan terdiri dari :

read next
write next
reset
no read after last write (rewrite)

Operasi write menambah ke akhir file dan ke akhir material
pembacaan baru (new end of file). File dapat di-reset ke awal dan sebuah program
untuk meloncat maju atau mundur ke n record.

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi file : 

• Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan
• Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses
• Respontime yang diperlukan

Cara memilih organisasi file todak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu :

1. Model Penggunaannya
2. Model Operasi File

Menurut penggunaannya ada 2 cara :
Batch
Suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok.

Interactive
Suatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record demi record.

Menurut operasi file ada 4 cara :
1. Creation
Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyak record baru, kemudian record-record dimuat ke dalam file tersebut.
Membuat file dengan cara merekam record demi record.

2. Update
Untuk menjaga agar file tetap up to date.
Insert / Add, Modification, Deletion.

3. Retrieval
Pengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkan informasi.

• Inquiry : Volume data rendah, model proses interactive.
• Report Generation : Volume data tinggi, model proses batch.

File Retrieval terbagi 2, yaitu :
Comprehensive Retrieval : Mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah file.
Contoh : * Display all
Selective Retrieval : Mendapatkan informasi dari record-record tertentu berdasarkan persyaratan tertentu.
Contoh : * List for gaji = 100000


4. Maintenance
Perubahan yang dibuat terhadap file dengan tujuan memperbaiki penampilan program dalam mengakses file tersebut.

Restructuring
Perubahan struktur file.
Misalnya : Panjang field diubah, penambahan field baru, panjang record dirubah. 

Reorganization
Perubahan organisasi file dari organisasi yang satu, menjadi organisasi file yang lain.
Misalnya : Dari organisasi file sequential menjadi indeks sequential.
Dari direct menjadi sequential.